Rückfragen, Dokumente, Vertragsänderungen – die bAV begleitet Personalabteilungen täglich. Wie sich typische Aufgaben effizient lösen lassen – und welche Rolle digitale Prozesse dabei spielen – zeigt ein Blick in den Arbeitsalltag von HR-Managerin Anna Müller.
Darum geht’s
- bAV-Verwaltung im Unternehmen
- Typische bAV-Situationen im HR-Alltag
- Wie das ERGO Arbeitgeberportal konkret unterstützt
- Weniger Abstimmung, weniger Papier, weniger Rückfragen
- Entlastung für Personaler und Vermittler
Anna und die bAV: ein typischer Tag in der Personalabteilung
Montagmorgen, 9 Uhr. Der Tag startet für Personalerin Anna Müller mit einem vollen Kalender. Um 9:15 Uhr steht schon ein Personalgespräch an. Kurz vorher klingelt das Telefon: Mitarbeiter Stefan Becker will wissen, ab wann genau er seine bAV-Leistung erhält.
Diese und andere Fragen und Mitteilungen rund um die betriebliche Altersversorgung hört Anna regelmäßig. Die bAV ist für Unternehmen nicht mit der einmaligen Einrichtung abgehakt – sie läuft über Jahre, oft Jahrzehnte, für viele oder sogar alle Mitarbeiter. Entsprechend häufig entstehen im HR-Alltag kleine und größere Aufgaben: Rückfragen von Mitarbeitern, neue Dokumente, Änderungen in der Lebenssituation.
Wie viel effizienter sich diese Aufgaben mit dem richtigen Tool gestalten lassen, zeigt beispielhaft ein Arbeitstag in der Personalabteilung. Wir begleiten Anna Müller, Abteilung HR in einem mittelständischen Unternehmen mit 70 Mitarbeitern, durch den Tag – mit dem Arbeitgeberportal von ERGO.
Am besten gefällt mir, dass ich Aufgaben schon im ersten Anlauf komplett erledigen kann. Im Portal sind alle Dokumente auf einen Blick zu sehen und abrufbar. Außerdem gibt es bei gewünschten Vertragsanpassungen kaum noch Rückfragen per E-Mail – weil das Portal die nötigen Infos direkt abfragt. Das spart so viel Zeit!
9:05 Uhr – „Ab wann bekomme ich meine Betriebsrente?“
Zurück zu Mitarbeiter Stefan Becker, der wissen will, ab wann genau seine bAV-Leistung fällig wird. Eigentlich nur eine kurze Frage, doch in wenigen Minuten steht für Personalerin Anna schon das erste Meeting an.
hätte die Antwort Zeit gekostet. Anna musste die Information in den Akten suchen und im Zweifel beim Vermittler bzw. Versicherer nachfragen. Sie hätte Herrn Becker auf später vertrösten müssen und sich frühestens am Nachmittag oder am nächsten Tag wieder mit ihm in Verbindung setzen können.
reicht ein Blick ins digitale Arbeitgeberportal von ERGO. Anna kann den Mitarbeiter dort aufrufen, die Vertragsdetails einsehen und die Frage direkt klären. Sie gibt Herrn Becker sofort die benötigte Auskunft – und ist fünf Minuten später rechtzeitig bei ihrem nächsten Termin. Alles erledigt – ohne ein weiteres To-Do durch den Tag zu tragen.
Über die Suchmaske im ERGO Arbeitgeberportal lassen sich Mitarbeiter ganz einfach finden.
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Die Vertragsdetails sind sofort einsehbar.
10:30 Uhr – „Ich habe meine bAV-Police verloren!“
Die nächste Anfrage lässt nicht lange auf sich warten: Kurz nach Annas Personalgespräch meldet sich Mitarbeiterin Sarah Parker per E-Mail. Sie benötigt ihre Police, hat die Unterlagen aber leider nicht mehr vorliegen. Sie bittet Anna, ihr die Police zuzusenden.
bedeutete das: Anna muss die Unterlage zunächst in Papierform suchen, bei älteren Verträgen ggf. sogar im Archiv. Wenn die Police schließlich vorliegt, muss sie sie kopieren, für den Versand verpacken und in die Post geben. Insgesamt zieht sich der Vorgang über mehrere Tage, bis die Police endlich bei Frau Parker ankommt.
kann Anna schnell helfen. Im bAV-Arbeitgeberportal sind die Dokumente direkt verfügbar. Es ist immer die aktuelle Version hinterlegt – keine Suche nach Versionen mehr. Anna braucht nur die Mitarbeiterin aufzurufen und ihre Police auszuwählen. Sie kann das Dokument gleich herunterladen und versenden. Frau Becker hat ihre Police in kürzester Zeit in der Hand – und Anna spart sich viel Mehraufwand.
Alle Dokumente zu einer Police sind auf einen Blick einsehbar und per Schieberegler filterbar.
12:00 Uhr – Die Post ist da: vom Papierstapel zur automatischen Ablage
In der Zwischenzeit wurde die Post geliefert. Obwohl mittlerweile Vieles digital erledigt wird, ist auch heute ein Haufen Briefe zu öffnen.
war in diesem Stapel auch die Post zur bAV enthalten. Neue Policen, Standmitteilungen, Briefe zum Ablauf. Das hieß: Umschläge öffnen, Dokumente dem richtigen Mitarbeiter zuordnen, lochen, ablegen – ein zeitraubender, wiederkehrender Prozess. Wenn die Unterlagen bereits digital im HR-System verwaltet werden, muss Anna sich trotzdem durch die Papierpost arbeiten, Dokumente scannen und zuordnen, digitale Ordner verwalten.
erscheint ein Großteil der neuen Unterlagen direkt im Arbeitgeberportal – bereits dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet und strukturiert abgelegt. Für Anna bleibt hier nicht viel zu tun – sie sichtet die Dokumente und kann direkt zum Mittagessen gehen.
14:00 Uhr – „Ich möchte in Elternzeit gehen.“
Am Nachmittag kümmert sich Personalerin Anna um die aktuellen Gehaltsabrechnungen. Es klopft an der Tür: Der Mitarbeiter Sebastian Stuck kommt herein. Er kündigt Familiennachwuchs an und teilt Anna mit, dass er in Elternzeit gehen möchte. Ein typischer Vorgang in der bAV-Verwaltung – allerdings auch oft zeitkritisch. Vor allem, weil die bAV in der Elternzeit-Planung gerne mal untergeht. Dann muss die Mitteilung schnell und reibungslos gehen.
hat Anna eine solche Meldung per E-Mail an den Versicherungsvermittler weitergegeben. Fehlende Angaben führten nicht selten zu Rückfragen und Verzögerungen. Sollen die Beiträge so lange pausiert oder privat weitergezahlt werden? Wann soll die letzte Beitragszahlung erfolgen? Häufig ein langwieriges und für alle Beteiligten nervenaufreibendes Hin- und Her.
erfolgt die Erfassung direkt im ERGO Arbeitgeberportal – strukturiert, schnell und vollständig. Alle notwendigen Informationen werden abgefragt und Anna kann fehlende Angaben sofort mit Herrn Stuck klären. Im Anschluss übermittelt sie alle Infos direkt im Arbeitgeberportal – fertig.
Alle nötigen Informationen werden im ERGO Arbeitgeberportal direkt abgefragt und übermittelt.
16:00 Uhr – „Ich kündige und nehme meine bAV mit.“
Kurz vor Feierabend flattert noch eine Kündigung ins Haus: Mitarbeiterin Melina Zimmermann möchte das Unternehmen verlassen. Der Dienstaustritt ist einer der häufigsten Geschäftsvorfälle in der bAV, trotzdem muss dabei einiges beachtet werden. Kurz überlegt Anna, ob sie den Vorgang auf den nächsten Tag verschieben soll.
lief der Prozess meist über mehrere Kommunikationsschritte. Anna musste dem Versicherer bzw. Vermittler eine E-Mail schreiben, Rückfragen klären, Daten nachreichen. In der Zwischenzeit wurde vielleicht bereits noch ein Beitrag eingezogen.
wird auch dieser Vorgang direkt im Arbeitgeberportal erfasst. Anna entscheidet sich deshalb, das Ganze doch noch schnell „abzuhaken“. Sie ruft mit wenigen Klicks die entsprechende Eingabemaske auf, in der alle nötigen Informationen abgefragt werden. In wenigen Minuten hat sie den Dienstaustritt erfasst und direkt übermittelt. Morgen kann sie sich deshalb voll und ganz auf die Einarbeitung von drei neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern konzentrieren.
Über die Eingabemaske lässt sich der Geschäftsvorfall ganz einfach anwählen.
bAV-Verwaltung im Unternehmens-Alltag: Zeitersparnis für HR und für Vermittler
Über den Tag hinweg zeigt sich ein klares Bild: Für Anna Müller aus der HR-Abteilung sorgt das ERGO Arbeitgeberportal für eine deutliche Zeitersparnis und schlanke Prozesse. Sie kann Vorgänge im ersten Anlauf erledigen – Rückfragen und langwierige E-Mail-Kommunikation erübrigen sich. Davon profitieren auch Vermittler: Denn weniger Zeit für Verwaltung bedeutet mehr Zeit für Beratung.
Das ERGO Arbeitgeberportal ist für die Firmenkunden der ERGO kostenlos. Es kann für alle Unternehmen mit einem ERGO bAV-Gruppenvertrag eingerichtet werden.
Fakten-Check
- bAV-Verwaltung betrifft zahlreiche Vorgänge im Unternehmen über viele Jahre
- Arbeitgeberportal reduziert Aufwand in der betrieblichen Altersversorgung
- Digitale Prozesse ersetzen manuelle bAV-Verwaltung
- Weniger Rückfragen durch strukturierte bAV-Prozesse
- Höhere Datenqualität und weniger Fehler
- Alle Beteiligten profitieren von schnelleren Abläufen
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